זמנה של מצוות הַקְהֵל בחג הסוכות של מוצאי שנת השמיטה, שנאמר (דברים לא, י-יא): "מִקֵּץ שֶׁבַע שָׁנִים בְּמֹעֵד שְׁנַת הַשְּׁמִטָּה בְּחַג הַסֻּכּוֹת. בְּבוֹא כָל יִשְׂרָאֵל לֵרָאוֹת אֶת פְּנֵי ה' אֱלוֹהֶיךָ". וכיוון שנאמר "בְּבוֹא כָל יִשְׂרָאֵל", הרי שהכוונה בתחילת חג הסוכות שאז הוא הזמן שבאים כל ישראל (סוטה מא, א). אלא שביום הראשון עצמו לא רצו לקיים את המעמד, מפני שהוא יום טוב ואי אפשר להקים בו את הבימה שעליה עמד המלך. ולהקים את הבימה לפני החג לא רצו, כדי שלא ליצור צפיפות בעזרה, בעת שכל ישראל באים להקריב את קרבנותיהם. לפיכך דחו את המעמד למוצאי יום טוב ראשון (רש"י). וכן אפשר ללמוד ממה שנאמר 'במועד', היינו בתוך המועד ולא ממש בתחילתו (תוס').
יש אומרים שקיימו את מעמד הַקְהֵל בלילה של מוצאי יום טוב הראשון (תפארת ישראל), ויש אומרים שקיימו אותו למחרת ביום הראשון של חול המועד סוכות (האדר"ת).
מעמד הַקְהֵל חתם בחותם קודש את מחזור השמיטה הקודם, שלאור ההתכנסות של כל ישראל לשמוע את התורה בסיום מחזור השמיטה, עלה והתברר, שכל מה שהיה מקושר לתורה הוא בעל ערך נצחי, ומה שלא – נשכח ונאבד. ומתוך כך קיבל עם ישראל הארה וחיזוק להמשיך ללכת בדרך התורה במשך מחזור השמיטה העומד לבוא לטובה.
כיוון שמצוות הַקְהֵל התקיימה ברגל, למדו חכמים בגזירה שווה, שכל הגברים שפטורים ממצוות ה'ראייה', היינו מהמצווה לעלות בשלושת הרגלים לירושלים ולהקריב 'עולת ראייה' ו'שלמי חגיגה' (פ"ה מועדים א, טו), פטורים גם ממצוות הַקְהֵל. לפיכך, החרש, האילם, העיוור, החיגר, הטמא, וכן הזקן והחולה שאינם יכולים לעלות ברגלם להר הבית, וכן העבדים – פטורים ממצוות הַקְהֵל. אבל נשים, למרות שאינן חייבות במצוות העלייה לרגל, חייבות במצוות הַקְהֵל.
לגבי קטנים, למרות שיש בהם מום שמחמתו יהיו פטורים מהחובה לעלות לרגל בעת שיהיו גדולים, מכל מקום כשהם קטנים, מצווה על הוריהם להביאם למעמד הַקְהֵל כפי שהם מצווים להביא את שאר ילדיהם (מנחת חינוך תריב, ד. ערל חייב בהַקְהֵל, רמב"ם חגיגה, ג, ב).
גם מי שלא היה יכול לשמוע את קריאת המלך בגלל שמיעתו החלשה, או מפני שנאלץ לעמוד רחוק מחמת הצפיפות – צריך היה לכוון לבו לקריאה, "שלא קבעה הכתוב אלא לחזק דת האמת, ויראה עצמו כאילו עתה נצטווה בה ומפי הגבורה שומעה, שהמלך שליח הוא להשמיע דברי הא-ל" (רמב"ם חגיגה ג, ו, עפ"י לחם משנה שם).
לקראת הכינוס, היו הכהנים סובבים בכל ירושלים ותוקעים בחצוצרות, כדי להקהיל את העם להר הבית. והיו מביאים בימה גדולה של עץ ומעמידים אותה באמצע עזרת נשים, והמלך היה עולה ויושב עליה, כדי שישמעו את קולו וכדי שיראו אותו בקריאתו (רמב"ם חגיגה ג, ד). ואם רצה לכבד את התורה ולקוראה בעמידה, הרי זה משובח (עיין תוס' סוטה מא, א, 'מצוה').[2]
לכבוד התורה והמלך, היו מהדרים להעביר את הספר ולהעלותו מאדם לאדם עד שיגיע למלך. וכך עשו: חזן בית הכנסת שעל הר הבית היה נוטל את ספר התורה ונותנו לראש הכנסת, וראש הכנסת נותנו לסגן הכהן הגדול, וסגן הכהן הגדול היה נותנו לכהן הגדול, והכהן הגדול נותנו למלך, והמלך היה מקבלו כשהוא עומד (סוטה מא, א; רמב"ם חגיגה ג, ד).
לפני הקריאה בתורה ואחריה, בירך המלך כדרך שכל הקוראים בתורה מברכים. ולאחר מכן הוסיף עוד שבע ברכות, ואלו הן: א) רצה ה' אלוהינו בעמך ישראל וכו'. ב) מודים אנחנו לך וכו'. ג) אתה בחרתנו מכל העמים וכו', עד מקדש ישראל והזמנים כדרך שמברכים בתפלה. הרי שלש ברכות כמטבע שתקנו חכמים בשאר התפילות. ד) מתפלל על המקדש שיעמוד, וחותם ברוך אתה ה' השוכן בציון. ה) מתפלל על ישראל שתעמוד מלכותם, וחותם הבוחר בישראל. ו) מתפלל על הכהנים שירצה הא-ל עבודתם, וחותם ברוך אתה ה' מקדש הכהנים. ז) מתחנן ומתפלל בה כפי מה שהוא יכול, וחותם הושע ה' את עמך ישראל שעמך צריכין להיוושע, ברוך אתה ה' שומע תפלה (סוטה מא, א; רמב"ם חגיגה ג, ד).
[2]. בגמרא סוטה מא, א, מבואר שהמעמד התקיים בעזרת נשים, ובתוספתא סוטה ז, ח, מובאים גם דברי ר' אליעזר בן יעקב, שהמעמד התקיים בהר הבית. וברמב"ם חגיגה ג, ד, כתב שהקהל היה בעזרת נשים. ולכאורה קשה, שהרי עזרת נשים היתה קטנה, ולא יתכן שכל העם נכנס בה. והרב ישראל אריאל כתב במחזורו, שלכל היותר יכלו להיכנס בעזרת נשים עשרת אלפים אנשים. ומזה הסיק שבדרך כלל לא התאסף קהל גדול מאוד, והיה אפשר לקיים את המצווה בעזרת נשים. אבל כאשר היו הנאספים מרובים בהרבה, היו מקיימים את המעמד בהר הבית, וכדעת ר' אליעזר בן יעקב. ע"כ.
ולכאורה יש לשאול, איך יכלו כל הנאספים הרבים לשמוע את המלך בלא רמקול? ואולי בעזרת נשים, שהיתה סגורה, אם קולו היה חזק, יכלו עשרת אלפים אנשים לשומעו. אבל אם היו הנאספים מרובים יותר, בוודאי לא יכלו לשמוע את קולו במשך פסוקים רבים כל כך. ונראה שלא היתה הקפדה שכולם ישמעו, שכן על פי המצווה גם כבד שמיעה חייב לבוא למעמד הואיל ואינו חרש, ולמרות שלא יוכל לשמוע, עליו לעמוד שם ולדמות כאילו נצטווה עתה מפי הגבורה. וכן משמע מלחם משנה חגיגה ג, ו. לפי זה אפשר לומר שהלכה כחכמים שהמעמד היה מתקיים תמיד בעזרת נשים וכפי שכתב הרמב"ם, ואכן רק עשרת אלפים אנשים נכנסו לעזרת נשים, ושאר כל העם עמד מסביב בהר הבית, ולמרות שלא שמע את המלך, קיים את המצווה במילואה. (לתוס' חגיגה ג, א, 'אף', המצווה היא שכל אחד ואחד ישמע ממש, וצ"ע היאך יכלו המוני בית ישראל לקיים את המצווה. ומ"מ לעתיד יוכלו לצאת על ידי רמקול, ועיין פ"ה ברכות יב, ט, 8).